Transparenz und Nachvollziehbarkeit als Schlüssel im Beschaffungsprozess

Im deutschen Beschaffungswesen zählen nicht nur Preis und Lieferzeit – mindestens ebenso wichtig sind Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ein Angebot, das auf klaren Zahlen, Daten und Fakten basiert, schafft Vertrauen und erhöht die Chancen, den Auftrag zu erhalten.

Warum Transparenz so entscheidend ist

Deutsche Einkäufer stehen oft unter Druck:

• Sie müssen ihre Entscheidung intern rechtfertigen – gegenüber Vorgesetzten, Controlling und manchmal auch gegenüber Auditoren.
• Ein bloßes "Der Lieferant hat gesagt, das kostet 500 €" reicht nicht aus.
• Ein Angebot, das sauber aufgeschlüsselt ist (Material, Maschinenstunden, Rüstzeit, Oberflächenbehandlung, Logistik), ist für den Einkäufer argumentierbar.

Ohne diese Transparenz wirkt ein Anbieter unsicher, unprofessionell oder gar riskant.

Typische Probleme bei intransparenten Angeboten

1. Ein Preis ohne Erklärung: Der Einkäufer fragt sich, ob der Lieferant seine Kosten überhaupt im Griff hat.
2. Unklare Abgrenzung von Leistungen: Fehlen Angaben zu Toleranzen, Nachbearbeitung oder Oberflächenbehandlung, führt das später zu Diskussionen.
3. Mangelnde Vergleichbarkeit: Angebote ohne Struktur lassen sich schwer mit Wettbewerbsangeboten vergleichen.

Die Folge: Solche Angebote landen oft nicht einmal in der engeren Auswahl, auch wenn sie preislich interessant wären.

Der Mehrwert eines Cost Breakdown

Ein Cost Breakdown (Kostenaufschlüsselung) zeigt im Detail, wie sich der Endpreis zusammensetzt. Typische Bestandteile:

• Rohmaterial und Verschnitt
• Maschinenlaufzeiten (Fräsen, Drehen, Schneiden)
• Rüst- und Programmierzeiten
• Werkzeugkosten und Verschleiß
• Oberflächenbehandlung
• Verpackung und Logistik

Diese Transparenz hat mehrere Vorteile:

• Der Einkäufer kann das Angebot objektiv mit anderen vergleichen.
• Abweichungen vom Zielpreis sind leichter erklärbar.
• Vertrauen in die Professionalität des Lieferanten steigt.

Praxisbeispiel: Zwei ähnliche Angebote

Ein deutscher Automobilzulieferer erhielt zwei Angebote für ein identisches Drehteil:

• Lieferant A: Preis 9,80 € pro Stück, ohne Aufschlüsselung.
• Lieferant B: Preis 10,40 € pro Stück, inklusive detailliertem Breakdown (Material 2,30 €, Maschinenzeit 5,20 €, Rüsten 1,50 €, Sonstiges 1,40 €).

Ergebnis: Lieferant B bekam den Zuschlag, obwohl er teurer war – weil das Angebot für den Einkäufer argumentierbar war.

Transparenz als Vertrauensfaktor

Deutsche Einkäufer berichten häufig, dass sie lieber mit Lieferanten arbeiten, die begründete Preise nennen. Das bedeutet nicht, dass immer der billigste Anbieter gewinnt. Vielmehr geht es darum, Sicherheit und Verlässlichkeit auszustrahlen.

Ein transparentes Angebot signalisiert:

• Wir kennen unsere Prozesse und Kosten.
• Wir können unsere Preise jederzeit rechtfertigen.
• Wir sind ein professioneller, langfristig zuverlässiger Partner.

Fazit

• Intransparente Angebote verlieren Vertrauen, selbst wenn sie günstig sind.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöhen die Auftragschancen deutlich.
• Für deutsche Einkäufer zählt nicht nur der Preis, sondern vor allem die Erklärbarkeit des Preises.
• Zulieferer, die Cost Breakdowns standardmäßig liefern, verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil.